Cách xin nghỉ trong công ty Nhật Bản
Xin chào các bạn.
Tiếp nối Blog về Business trong công ty Nhật Bản, hôm nay, Sekisho Việt Nam sẽ chia sẻ về một số cách ứng xử khi chúng ta làm việc ở công ty Nhật.
Vậy, cách ứng xử như thế nào sẽ hợp văn hóa Nhật, hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu ở trong Blog của tuần này nhé.
Như các bạn đã biết, trong công ty Nhật Bản, văn hóa HOU-REN-SHO là một trong những văn hóa cơ bản của các công ty Nhật. HOU-REN-SHO được biết đến với ý nghĩa HOU-HOUKOKU (Báo cáo), REN-RERAKU (Liên lạc), SHOU-SHOUDAN (Trao đổi). Và một nét văn hóa mà chúng tôi muốn nói đến ở đây, đó là cách liên lạc khi bạn vắng mặt trong công ty Nhật Bản.
Dưới đây là những cách thức bạn có thể tham khảo khi muốn xin vắng mặt trong môi trường công sở Nhật Bản.
- Khi bạn có những dự định từ trước về kế hoạch nghỉ
Trong trường hợp bạn muốn nghỉ phép ở công ty để thực hiện những dự định cá nhân của mình, bạn sẽ cần phải báo với cấp trên, hoặc quản lí bộ phận càng sớm càng tốt, ít nhất là 1 tuần.
Thường mỗi công ty sẽ có những quy định khác nhau, nhưng quy tắc chung đó là nộp giấy nghỉ phép hay trong tiếng Nhật còn gọi là 休暇届 (Kyukatodoke)
- Nội dung của giấy nghỉ phép thường bao gồm những thông tin sau:
- Ngày nộp giấy nghỉ phép
- Phòng ban bạn làm việc
- Thời gian nghỉ, lí do nghỉ
- Địa chỉ liên lạc trong trường hợp khẩn cấp
- Ngoài ra khi xin nghỉ phép các bạn cũng cần lưu ý những điều quan trọng dưới đây:
- Thông báo với đồng nghiệp và người phụ trách: Việc thông báo tới đồng nghiệp sẽ giúp họ biết được sự vắng mặt của bạn và tiếp nhận công việc bạn đang chịu trách nhiệm quản lí.
- Thông báo với các đối tác :Với những đối tác mà bạn đang phụ trách hãy thông báo tới họ về thời gian, ai là người có thể liên lạc khi có việc phát sinh trong lúc bạn vắng mặt.
- Và điều tất yếu nhất là trước ngày nghỉ thì nếu những công việc cần phải hoàn thành thì bạn cũng phải hoàn thành nó trước khi nghỉ.
- Về lí do nghỉ phép thì sẽ có 2 lí do như sau:
- 所用(shoyo) dùng để chỉ tất cả công việc （明日は所用のため、午後から出社します‐Ashita wa shoyou no tame, go go kara shussha shi masu）
- 私用 (watashiyo) chỉ dành cho công việc có mục đích cá nhân （私用のため、来週の金曜日はお休みさせていただきます‐Shiyou no tame, raishuu no kinyobi wa o yasumi sa se te itadaki masu）
2. Trường hợp bạn nghỉ đột xuất do vấn đề sức khỏe
Trường hợp này cũng tương tự như trường hợp trên và bạn cũng phải cáo báo lại với cấp trên càng sớm càng tốt.
Trong trường hợp này bạn cần phải đảm bảo những yếu tố quan trọng như sau:
- Thời gian nghỉ: Bạn cần xác định thời gian nghỉ của mình để thông báo cho nhà quản lý và đồng nghiệp. Đặc biệt nếu bạn cần nghỉ trong khoảng thời gian dài thì cần báo cáo lên nhà quản lý để họ có thể sắp xếp và phân bổ lại các công việc.
- Công việc cần hoàn thành: Nếu bạn đang chịu trách nhiệm cho một dự án quan trọng, bạn sẽ phải thông báo cho nhà quản lý về những công việc cần hoàn thành trong thời gian nghỉ ốm.
- Phương án thay thế: Bên cạnh việc thông báo cho nhà quản lý và nhờ đồng nghiệp hỗ trợ thì bạn cũng nên chuẩn bị một phương án thay thế để họ có thể tiếp tục công việc một cách trơn tru. Điều này giúp tránh tình trạng công việc bị trì hoãn hoặc gián đoạn vì sự vắng mặt của bạn.
Nếu gặp vấn đề về sức khỏe bạn có thể sử dụng những mẫu câu xin nghỉ Tiếng Nhật ngắn gọn ở dưới đây:
- 本日は体調不良のため、お休みさせて頂きます。（Honjitsu wa taichou furyou no tame, o yasumi sa se te itadaki masu‐Hôm nay tôi xin phép nghỉ vì tôi cảm thấy không khỏe）
- 昨晩から腹痛がし、仕事ができない状況です。（Sakuban kara fukutsuu ga shi , shigoto ga deki nai joukyou desu‐Từ sáng đến giờ tôi cảm thấy rất đau đầu không thể làm việc được）
- 本日は体調不良のため、お休みさせて頂きます。（Honjitsu wa taichou furyou no tame , o yasumi sa se te itadaki masu‐Hôm nay tôi xin phép nghỉ vì tôi cảm thấy không khỏe）
- 早朝からめまいがし、起きているのが辛い状況です（souchou kara memai ga shi , oki te iru no ga tsurai joukyou desu‐Từ sáng sớm tôi cảm thấy rất chóng mặt không thể dậy nổi）
Và một điều quan trọng hơn cả là sau ngày nghỉ phép chúng ta cũng không nên quên gửi lời cám ơn tới cấp trên và đồng nghiệp đã thay mình đảm nhận công việc trong thời gian bạn đã nghỉ.Điều này ảnh hưởng không ít nhiều về hình tượng của bạn trong mắt cấp trên cũng như đồng nghiệp.
Trên đây chỉ là những ý kiến cũng như quan điểm của những trải nghiệm mà Sekisho Việt Nam muốn gửi tới các bạn đang và chuẩn bị bước chân vào môi trường công ty Nhật Bản.Hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích giúp bạn phần nào trong công việc. Cám ơn các bạn đã đọc Blog tuần này của chúng mình và chúc các bạn thành công!
