Văn hóa kinh doanh trong doanh nghiệp Nhật – Cách nhận điện thoại
Chào các bạn! Chúng ta lại được cùng nhau tìm hiểu về các nét văn hóa trong doanh nghiệp Nhật rồi nè! Và kì này, chúng mình cùng nhau tìm hiểu về cách nhận điện thoại nhé!
Chắc hẳn khi làm việc, sẽ có rất nhiều các cuộc gọi từ phía khách hàng, đối tác. Kỹ năng giao tiếp, nghe gọi điện thoại khi làm việc tại các công ty Nhật rất quan trọng và cần thiết giúp bạn duy trì và xây dựng được các mỗi quan hệ, tăng hiệu quả công việc. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để có kỹ năng nghe gọi điện thoại đúng chuẩn phong cách công ty Nhật nhé!
Khi nghe điện thoại, chắc chắn chúng ta sẽ phải nghe tên của công ty và tên của khách hàng. Tuy nhiên, đôi khi tên của họ rất khó nhớ hoặc phức tạp. Để không bị quên, chúng ta sẽ cần phải ghi lại những thông tin đó vào sổ tay, giấy ghi chú,… Vì vậy hãy luôn để cạnh mình giấy bút để có thế sẵn sàng “memo” lại những thông tin cần thiết, quan trọng bạn nhé.
Khi có điện thoại gọi tới công ty, bạn nên nghe máy trong vòng 3 tiếng đổ chuông. Nếu sau 3 tiếng đổ chuông mới nghe thì nên nói xin lỗi vì đã để khách chờ lâu. Mặc dù chỉ là nói chuyện qua điện thoại, nhưng chỉ cần nghe giọng nói âm thanh thôi thì cũng có thể cảm nhận được thái độ và biểu cảm của đối phương. Vì vậy, ngoài cách dùng từ chuẩn chỉnh, chúng ta cũng cần phải nói 1 cách mạch lạc, rõ ràng, lịch sự cũng như biểu cảm, tư thế của mình khi nghe điện thoại. Điều này ít nhiều sẽ để lại ấn tượng tốt với đối phương về hình ảnh một người nhân viên tràn đầy năng lượng, nhiệt huyết với công việc.
Ngoài ra, mọi thông tin quá trình trao đổi khi nói chuyện điện thoại đều liên quan tới khách hàng, đối tác của công ty mình nên rất quan trọng. Những lúc chúng ta không nghe rõ hoặc chưa chắc chắn về một thông tin nào đó, đừng ngần ngại, hãy xác nhận lại ngay và ghi chép cẩn thận, ngắn gọn, đầy đủ.
Một điều nho nhỏ nữa tuy nhiên lại khá nhiều người hay quên đó là khi cuộc gọi giữa 2 bên kết thúc, sau khi chúng ta xác nhận lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng, hãy để đối phương tắt máy trước rồi mới tắt máy để thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với khách hàng. Đây được cho là 1 nguyên tắc tối thiểu khi nghe, gọi điện thoại với khách hàng, đối tác,…
Kỹ năng nghe gọi điện thoại theo chuẩn phòng cách business Nhật Bản rất quan trọng, tuy nhiên không phải tự nhiên có thể làm được. Bạn nên tham khảo thêm các bài biết về chủ đề này cũng như luyện tập, thực hành thường xuyên để có thể thành thạo hơn. Mong rằng qua bài viết này, bạn đã có nắm bắt được những lưu ý quan trọng khi nghe gọi điện thoại bạn nhé.
